Руководители часто не учитывают, что при создании и развитии команды в организации, на предприятии требуется создать дополнительные условия:

  • по планированию;
  • по организации;
  • по мотивации и контролю,
    а это требует и дополнительных усилий, и компетенций. Результат не всегда оправдывает эти усилия.

Поэтому, использование команды целесообразно только тогда, когда работа требует взаимосвязанных действий, которые не могут быть выполнены эффективно при индивидуальной работе.

Чтобы лучше понять, как управлять процессом создания команды, необходимо определить, на каком уровне развития находится коллектив.

Можно выделить три таких уровня:

Первый уровень: Сплоченная рабочая группа

Каждый сотрудник рассматривает себя как члена одной рабочей группы, но на этой стадии работа людей зависит в основном от работы друг друга. Поэтому у них не возникает потребности в распределении деятельности между собой. Люди являются членами группы потому, что вносят определенный вклад в результат работы данного подразделения.

Для такой группы характерно: 

  • наличие разделяемой всеми цели;
  • каждый чувствует себя принятым группой и имеет возможность влиять на других.

Сплоченная группа фокусируется на потребностях ее отдельных членов.

Второй уровень: Эффективная рабочая команда

На этом уровне внимание участников фокусируется на увеличении производительности. Ее члены взаимозависимы, поэтому у них возникает необходимость распределять работу для достижения общей цели.

Эффективная рабочая команда:

  • функционирует как автономное подразделение в организации; 
  • члены группы делятся друг с другом рабочей информацией; 
  • команда имеет цели и задачи, разделяемые и понимаемые всеми.

Эффективная рабочая команда фокусируется на увеличении ее эффективности при достижении рабочих задач как самоорганизующаяся, самоуправляющаяся команда.

Третий уровень: Эффективный организационный комплекс
 
На третьем уровне акцент в деятельности делается на потребностях организации в целом. Слово комплекс здесь используется для описания системы с несколькими командами, имеющими разное назначение и выполняющими различные стадии работы.

Эффективное организационное объединение имеет признаки как сплоченной рабочей группы, так и эффективной рабочей команды. 

Кроме того:

  • каждая команда связана с другими командами организации или с функциями для выполнения рабочих проектов;
  • управленческие ресурсы, как человеческие, материальные, так и нематериальные разделяются с другими командами организации и их функциями;
  • команда оказывает влияние на политику и стратегию организации;
  • люди входят в команду и выходят из команды в соответствии с потребностями и временем проекта или в соответствии с ходом работы. 

Эффективный организационный комплекс объединяет работу отдельных команд большой организации и устанавливает между ними настрой на сотрудничество для достижения общеорганизационных целей.

При формировании команды необходимо предпринять следующие действия: 

1. Определить назначение команды.
Назначение команды вытекает из проблем, которые она будет решать. Проблемы ранжируются; сразу определяется: что будет делаться в рамках продвижения миссии / или не будет делаться. Командная миссия, как правило, поддерживает миссию организации (ценности и направление работы организации, предприятия).

2. Сформулировать ее цели. 
Цели – это конкретные конечные результаты или состояния, которые должны быть достигнуты командой для реализации ее назначения (формулируются после обозначения проблемы и ее причин). На выполнение целей отводится определенное время (например, 1-5 лет).

Цели соотносятся с тем что команда собирается сделать.

3. Поставить задачи.
Задачи – это действия, необходимые для достижения цели. При определении и распределении задач используются инструменты измерения (проценты, временные рамки и т.п.).

Необходимо установить:

  • кто
  • что
  • как
  • когда
  • где будет делать. 

Составить план-график мероприятий.

Формулирование задач включает рассмотрение вопроса о ресурсах, требуемых для выполнения задач.

Важно учесть, что цели, проблематика и задачи будут «увязаны» , если на каждую причину, порождающую/поддерживающую наличие обозначенной проблемы, вернее, на устранение этой причины, будет поставлена своя задача.

Задачи соотносятся также с тем, как команда собирается достигать цели.

4. Определить роль команды в общей деятельности организации. Распределение ролей является частью работы, помогающей организации в достижении целей. На этом этапе определяется подход, необходимый команде для выполнения ее назначения, целей и задач, в соответствии с организационной миссией.

Роль определяется подходом, который команда должна принять на себя как группа.

5. Выработать групповые нормы.
Имеются ввиду основополагающие правила и нормы, определяющие, как команда будет выполнять свою работу и как члены команды будут вести себя по отношению друг к другу. Любой команде необходимы нормы, которые помогут организовать командные процессы и организовать командную работу.